ビジネスパーソンの持つべきスキルの重要な1つにはプレゼンテイションがあります。
会議資料作成、報告資料作成、各部署とのコミュニケーション等と日常業務の中にプレゼンテイション資料の作成と発表は避けて通れない時代です。
何をどうやって伝えるか、その方法に苦しむ方は多いのではないでしょうか。
伝えたい内容は書けたがその発表の仕方はどうすべきか、または伝える内容は解るのだが、書いていてまとまりがつかないなどと苦慮することは多いはずです。
プレゼンテイションは長々と文章で説明するものではないこと、散文とは違うことをまずは押さえてください。
内容を如何に解りやすく相手に伝えるかが肝心です。
そのためには図解とロジカルプレゼンテイションを是非自分のものにして下さい。
二つの面倒は解決されます。
ローバートメラビアンの法則で説明している通り、口頭のみの説明とくらべてビジュアルによる説明を加えるだけでも相手の理解程度は上がります。
さらに説明の構成方法と説明方法のポイントを押さえるだけでプレゼンテイション効果は今までのものとはまるで違ってきます。
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では、何故図解によるプレゼンテイションをお薦めするかと言いますと、理由は3つあります。
１．一目で全体がわかる。
２．一目で個々の要素がわかる。
３．一目で要素どおしの関係がわかる。
言葉で説明するより何しろわかりやすいというのが理由です。
しかし、自分の作った文章を図解しようと考えてみても、それこそ何をどうやって、どこから手をつけてよいのか悩むでしょう。
結論を申し上げますと、全体の内容と各論の関係さえ把握できれば難なく図解を作る事はできます。
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伝えたい内容の中には重要なポイントがあるはずです。
まずはそのポイントは何か
また、そのポイントを構成する要素は何かを理解しましょう。
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�／涓鬚僚颪�方
図解を描くと言われても難しく考えないでください。
文章をどうやって図解するのかは若干のスキルが必要となるのは確かですが、描く際の基本となるツールは単純です。
丸、楕円、四角、矢印の組み合わせのみなのです。
では、この4つのツールを使って、基本的な図解を行いましょう。
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例１．構成要素を示す。
ひとつの要素（例：電子メール）の機能を示す関係図です。
各機能が互いに関係し合っていて、ひとつの要素を構成している様子です。
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例２．包含
複数の要素が大きなひとつの要素に含まれている様子です。
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例３．交差
複数の要素が交差し複数の意味を作る様子
例：'感謝''感激''感動'で満足が生まれる様子です。
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例４．並列、相違
要素間で相反する関係を示す様子
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例５．手順
手順、思考の流れを示す
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図解による関係図が出来た後は各図解のレイアウトを関係図と絡み合わせて描いて見ましょう。
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主な関係図を理解した後は、今自分は何を言いたいのか、何を伝えたいのかそれが図解によって明確になってくるはずです。
さらに、完成した文章を図解したのとは逆に、伝えたい内容の構想から図解によってその中身を作成していくことも可能となります。
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文章ができ、図解ができた後は論理的に相手に内容を伝える方法を考えましょう。
プレゼンテイションを行う事を前提に考えた時、伝えたい内容をきちんと相手に伝えることは実は簡単なことではないのです。
結論を言いますと、自分の思うままにその内容を話してはいけないということです。
相手が理解して初めてプレゼンテイションが成立し、最終的によっては相手が興味をもち、相手の意思を動かすことができて初めてプレゼンテイションが完了するのです。
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論理的な話の組み立てを理解した後は、プレゼンテイションの状況によって構図の組み立て方が若干ことなることを理解しましょう。
プレゼンテイションには説得、説明、提案、問題解決等によって構図の組み立て方は変わっていきます。
構図を考えないプレゼンテイションでは個々の説明は伝わったかもしれませんが、自分の考えるプレゼンテイションの最終目的を達せられず、『だから何？』といった結果を招くことにもなりかねません。
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プレゼンテイション資料が完成したあとは、その発表を行うわけですが、発表方法でも効果がまるで違ってくることを理解してください。
プレゼンテイションの状況にもよりかわりますが、極端な話ではなく内容以上に大事なことは発表するドキュメントあり、またプレゼン方法です。
プレゼンターの表情、声、態度、話し方がその重要な要因を占めています。
ローバートメラビアンの法則でも解かることですが、それ以上に実社会で我々は経験し実感としているところではないでしょうか。
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